Wie Sie erfolgreich moderieren - Tipps für Versammlungen, Sitzungen und Meetings

 „Meine sehr verehrten Damen und Herren, ich freue mich, dass Sie so zahlreich meiner Einladung gefolgt sind. Als Gastgeber möchte ich keinen Vortrag halten, sondern mit Ihnen ins Gespräch kommen.“

Sprach´s und dozierte eineinhalb Stunden. Wer hätte dies nicht in den vergangenen Jahren erlebt? Was ist Rhetorik? Wir sind sehr an die Formel „Reden – Zuhören“ gewöhnt. Sehr oft schon sind wohlmeinende Menschen mit ihrer guten Sache nicht zum Ziel gekommen, weil ihnen die Spielregeln nicht bekannt waren. Ihre Gegner aber kannten sie.

Wenn wir unsere Gespräche nach allgemein anerkannten Regeln führen und unsere Gegensätze in fairer Weise austragen, so haben wir damit einen bedeutenden Beitrag dazu geleistet, dass Demokratie von der bloßen Staatsform zu einer Lebensform wird, die die kleinsten Dinge unseres täglichen Lebens durchdringt. Mit gutem Willen allein zaubert man noch keinen Apfelstrudel, und wenn man die Regeln nicht kennt, spielt man schlecht Skat. Dabei sind die Grundsätze einer guten Rhetorik ganz einfach. Jeder kann die Spielregeln lernen – und das wollen wir miteinander tun.


Übersicht: Was gibt es alles?

Vorerst gehen wir von der Voraussetzung aus, dass es uns allen darum geht, in unseren Zusammenkünften, Versammlungen, Sitzungen, Meetings, Tagungen und Dienstbesprechungen ein lebendiges und fruchtbares Gespräch zustande zu bringen. Drei Faktoren sind es, die in der Regel die Entwicklung eines Gruppengesprächs bestimmen: die Art, wie das Gesprächsthema eingeführt wird, die Art, wie die Zuhörer darauf reagieren und die Art, wie der Gesprächsleiter seine Funktion erfüllt. Es ist daher zweckmäßig, die möglichen Maßnahmen zu gliedern als solche, die

1. darauf hinzielen, das Thema in einer zum Gespräch anregenden Weise einzuführen,
2. bezwecken, dem Zuhörer seine Verantwortung als Teilnehmer bewusst und ihm eine Beteiligung leicht zu machen,
3. insbesondere dem Gesprächsleiter zur Verfügung stehen, um ein Gespräch fruchtbar zu gestalten.

Im ersten Fall handelt es sich um die Formen der Einführung, seien sie referierender Art (Referat), Referatsreihe mit Korreferat oder Gesprächsweise (Lehrgespräch, Sachverständigenbefragung, Zweiergespräch, Podiumsgespräch, Erinnerungsgespräch, Stegreifspiel, Puppenspiel, Quiz). Grundsätzlich anders als diese Formen der Aussprache sind die Debatte und das Streitgespräch, die nicht zur Synthese, sondern zur Entscheidung zwischen gegensätzlichen Lösungen drängen. Mit einer Mischung aus diesen beiden Grundformen haben wir es zu tun im parlamentarischen Verfahren, in den Besprechungen, die tagtäglich am Arbeitsplatz stattfinden, und in den Zusammenkünften von längerer Dauer, wie wir sie in Tagungen und Lehrgängen erleben.

Wenn es weiterhin darum geht, aus passiven Zuhörern aktive Teilnehmer zu machen, so muss man daran denken, sie bei der Vorbereitung, der Durchführung, wie auch bei der Auswertung der Veranstaltung in angemessener Weise zu beteiligen. Man kann außerdem dafür sorgen, dass die Zahl der Zuhörer durch Unterteilung in kleine Gruppen so gegliedert wird, dass dem Einzelnen eine Beteiligung möglichst erleichtert wird. Besonders bei längeren Zusammenkünften ergeben sich hier viele mögliche Maßnahmen, sowohl bei der Einführung des Themas wie auch bei der Aktivierung der Teilnehmer sollten die Möglichkeiten akustischer und visueller Hilfsmittel genutzt werden. Schließlich wären die technischen Vorbereitungen eines Gruppengesprächs im Einzelnen zu betrachten. Auch die Funktion des Gesprächsbeobachters soll kurz erläutert werden. Zusammenfassend sollen noch einmal die Aufgaben des Gesprächsleiters herausgestellt werden.

Wenn diese Punkte besprochen sind, können wir uns der anfangs erwähnten grundsätzlichen Frage des Warum und Wozu zuwenden. Abschließend ist im Anhang noch einiges Rüstzeug für die Praxis zusammengetragen. In einem Beispielkatalog sind einige Themen aufgestellt, wie sie praktisch durchgeführt worden sind. Einige Versammlungen, ein Lehrgang und eine Arbeitstagung sind mit genauen Einzelangaben beschrieben.

Nach dieser kurzen Übersicht über unseren Gedankengang wollen wir nun gleich in die Praxis hineinsteigen.

Die Beherrschung der Rhetorik lässt sich im Wesentlichen auf drei Punkte zurückführen.

1. Man muss sich eine gewisse Einsicht in das Wesen des Sprechens und Redens verschaffen – die exakte Sachdarstellung der Rhetorik.
2. Man muss gewisse Hemmungen, die mehr oder weniger jeder Mensch beim öffentlichen Auftreten empfindet allmählich überwinden – das kann möglicherweise durch die bloße Praxis des Redens geschehen, besser und schneller unter sachgemäßer Anleitung eines  Sprecherziehers in einem Redelehrgang.
3. Man muss ein bei jedem Menschen vorhandenes geistiges Vermögen, das sogenannte Sprechdenken, das man in der Unterhaltung, bis zu einem gewissen Grade etwa auch in der Verhandlung schon beherrscht, auf das Sprechen in der Öffentlichkeit umstellen und dann empor zu bilden.

Auch das ist auf unvollkommene und zeitraubende Weise, durch die bloße praktische Übung möglich, geschieht aber besser in einem zünftig geleiteten Redelehrgang.

Aristoteles führte das rednerische Können auf angeborene Begabung, Unterweisung und praktische Übung zurück. Die meisten Menschen haben die Spielregeln der Rhetorik zeitlebens brachliegen lassen. Selbst solche, die sie zur Berufs- und Lebensaufgabe eigentlich bitter nötig hätten. Rhetorik ist Instrument der Kommunikation.

Formen der Aussprache

Das geordnete Gruppengespräch spielt sich je nach dem Zweck, der verfolgt wird, in verschiedenen Formen ab. Bei den verschiedenen Formen der Aussprache geht es um die Beleuchtung eines Themas von möglichst allen wesentlichen Gesichtspunkten und um die Erarbeitung einer vielleicht möglichen Synthese aus den verschiedenen Elementen. Wir wollen diese Formen unter dem Gesichtspunkt gliedern, wie das Thema der Aussprache eingeführt wird.

Referierende Einführung des Themas

Eine relativ bequeme und daher allerseits gebräuchliche Form um eine Aussprache einzuführen, ist der bekannte „Vortrag mit anschließender Diskussion“ oder das „Referat mit anschließender Aussprache“, wobei der Unterschied zwischen Vortrag und Referat darin liegt, dass man sich beim Ersteren auf die Länge von etwa einer bis zu zweieinhalb Stunden einstellt, während man beim Letzteren mit einer halben bis dreiviertel Stunde zufrieden ist. Es liegt auch auf der Hand, dass es ziemlich aussichtslos ist, nach einem zweistündigen Vortrag eine Aussprache versuchen zu wollen, es sei denn, man kann zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal zusammenkommen.

Wir wollen uns die für unser gesamtes Versammlungsleben so ungemein wichtige Form des (Kurz)Vortrages oder Referat mit Aussprache genauer ansehen und dabei auf die wichtigsten Aufgaben des Versammlungsleiters, des Redners und der Teilnehmer zu sprechen kommen.

Referat (Kurzvortrag) mit Aussprache

Mancher Veranstalter schickt seinen Redner völlig ungeschützt und unbewacht aufs Podium und lässt ihn auch ebenso sang- und klanglos wieder abtreten.

Andere wieder versehen ihn mit einem Vorsitzenden, der ihn durch die Länge und Gewichtigkeit seiner Ausführungen schier erdrückt.

Worin bestehen die Aufgaben eines Versammlungsleiters?

Zunächst einmal ganz einfach: er muss die Versammlung vorbereiten helfen und sie eröffnen. Was zur äußeren und inneren Vorbereitung gehört – Dinge wie Sitzordnung, Beleuchtung oder die Formulierung und das Durchdenken des Themas, Fühlungnahme mit den Referenten und vieles mehr. In diese Funktionen soll sich der Versammlungsleiter mit anderen teilen. Bei der Eröffnung ist eines besonders wichtig: Wie wollen immer pünktlich beginnen – auf die Minute pünktlich. Warten wir nämlich heute zehn Minuten, bis auch die Nachzügler da sind, so werden sie und andere uns das nächste Mal zwanzig Minuten warten lassen. Denen, die wirklich nicht pünktlich kommen können, kann man die Peinlichkeit des Zuspätkommens dadurch mildern, dass man vor Beginn bittet, die vorderen Plätze aufzufüllen und die hinteren für sie freizulassen. Mit seinen kurzen Eröffnungsworten bezweckt der Versammlungsleiter zweierlei: Einerseits soll er die Fühlung zwischen Vortragendem und Zuhörern herstellen, andererseits soll er sie auf das Thema gespannt machen.

Nicht zu empfehlen ist folgende Version: „Meine Damen und Herren, ich habe die Ehre und das Vergnügen, Sie bekannt zu machen mit Herrn Dr. …“ (zum Redner: „Wie war doch Ihr Name, bitte?“) „… mit Herrn Dr. Montag, der zu Ihnen sprechen wird über das Thema…“ (zum Redner: „Wie war doch Ihr Thema, bitte?“) „… über das Thema: Ist Erwachsenenbildung heute aktuell?“

Der Versammlungsleiter muss sich vorher mit dem Referenten absprechen, um ihn und das Thema in der richtigen Weise einführen zu können. Am besten wählt man jemanden, der den Redner persönlich kennt und ein paar freundliche und womöglich humorvolle Worte über ihn sagen kann, oder jemanden, der vom Thema etwas versteht und mit ein paar intelligenten Bemerkungen darauf hinleiten kann. Kann er beides, so ist es umso besser. Gelingt es ihm, die unvermeidliche Steifheit der ersten paar Minuten durch eine nette Bemerkung in freundliches Lachen aufzulösen, so hat er seine Sache gut gemacht.

Er darf aber auf keinen Fall den Vortrag vorwegnehmen wollen. Damit tut er weder dem Referenten noch den Zuhörern einen Gefallen.

Es übrigens notwendig, dass der Vereinsvorsitzende oder Gruppenleiter stets den Vorsitz bei solchen Veranstaltungen führt. Man soll ruhig auch andere Mitglieder und bei geeigneter Gelegenheit auch einmal Gäste zu derartigen verantwortlichen Aufgaben heranziehen. Ihr Interesse an der Gruppe wird dadurch wachsen und zusätzlich üben sie sich in dieser Funktion.

Während des Referates bleibt der Versammlungsleiter am besten neben dem Redner sitzen. Für die Ansprache nachher soll er sich die Gliederung der Referates und unklare und strittige Punkte notieren.

Der Einfachheit halber sollte er sich vorher mit ihm auf eine Redezeit einigen – etwa eine halbe Stunde. Zieht sich der Vortrag zu sehr in die Länge, so muss er dem Referenten einen taktvollen aber unmissverständlichen Wink geben, indem er ihm einen Zettel oder eine Uhr zuschiebt, ihn am Ärmel zupft oder ihm durch eine zugeflüsterte Bemerkung die Vergänglichkeit der Zeit zum Bewusstsein bringt. Es empfiehlt sich, vorher mit ihm ein Warnsignal zu verabreden.

Hat der Referent sein „Amen“ gefunden, kommt der Versammlungsleiter wieder zu seinem Recht. In ein paar Sätzen dankt er dem Redner und erwähnt vielleicht gleich einige Punkte, bei dem ihm während des Referates Kopfnicken oder Kopfschütteln unter den Zuhörern aufgefallen ist und die später in der Aussprache weiter verfolgt werden könnten.

Oft wird es zweckmäßig sein, zunächst Gelegenheit zu Fragen informatorischer Art zu geben. Es kann ja sein, dass Etliches im Referat nicht klar geworden ist oder dass der Eine oder Andere zusätzliche Auskunft haben möchte. Fragen werden grundsätzlich an den Vorsitzenden gestellt und von ihm an den Referenten weitergeleitet. Diese kleine Formalität gibt dem Leiter die Möglichkeit, unsachliche oder abwegige Fragen abzulehnen. Werden keine Fragen gestellt, so kann der Versammlungsleiter auch selbst den Referenten um Klärung von Punkten bitten, die nach seiner Kenntnis der Zuhörer wahrscheinlich von ihnen nicht verstanden worden sind.

Erhebt sich dagegen der Herr in der ersten Reihe und beginnt: „Ich möchte den Herrn Montag fragen, ob er nicht auch meint…“, so handelt es sich hier offensichtlich bereits um einen Beitrag zur Aussprache. Man kann sie hiermit als Eröffnet erklären.

Tut einem niemand den Gefallen, mit einer eigenen Äußerung herauszurücken, so kann man auf die Punkte im Referat zurückgreifen, die offensichtlich Beifall oder Widerspruch ausgelöst haben. Es ist zweckmäßig, sich vorher mit dem Referenten zu besprechen, welche Punkte des Referates für die Aussprache die geeignetsten sein könnten. Im geschlossenen Kreis ist es manchmal möglich, jemanden direkt zur Stellungnahme aufzufordern: „Herr Sonntag, Sie haben doch auf diesem Gebiet allerhand Erfahrungen – wie denken Sie darüber?“

Man kann auch in einer Vorbesprechung im kleinen Kreis einige Fragen für die Aussprache vorbereitet haben, die nun von eingeweihten Teilnehmern aufgeworfen werden. Vor einem allerdings soll sich der Versammlungsleiter hüten: er soll nicht eine Aussprache dadurch in Gang bringen wollen, dass er selbst eine zum Widerspruch reizende Meinung vertritt. Er kann sie als eine mögliche, eine von Dritten vertretene Meinung zur Diskussion stellen. Sobald er jedoch selbst in irgendeiner Form Partei ergreift, wird er angreifbar und kann, insbesondere bei großen und schwierigen Versammlungen seine Autorität als Versammlungsleiter dadurch ernsthaft gefährden.

Während der Aussprache muss er daran denken, dass weder ein Zwiegespräch zwischen dem Redner und der Gruppe, noch ein Zwiegespräch zwischen zwei Diskussionsrednern angestrebt wird. Sobald diese Gefahr auftaucht, soll er die von den zwei Gesprächspartnern umstrittene Frage dem großen Kreis zur Klärung vorlegen. Etwa so: „Ihre beiden Standpunkte sind nun deutlich geworden. Was haben die anderen dazu zu sagen?“

Der Gesprächsleiter soll sich auch davor hüten, einzelne Diskussionsbeiträge zu kommentieren oder zu bewerten, etwa: „Das ist sehr richtig, Herr Dienstag, ich glaube auch…“, „Aber Frau Mittwoch, meinen Sie das wirklich ernst?“

Er soll allerdings sicherstellen und pointieren, wo es zum allgemeinen Verständnis nötig ist. „Herr Dienstag meint, wenn ich ihn recht verstehe…“ oder „Sie haben da drei oder vier neue Gesichtspunkte gebracht. Frau Mittwoch, Sie meinen doch, dass…?“ Der Fluss des Gesprächs aber darf nicht durch ihn gestört werden. Und dann, im richtigen Augenblick, eine kurze Zusammenfassung und es folgt der nächste Punkt.

Noch einige Kleinigkeiten sind gerade bei der Leitung einer Versammlung wichtig. Hat man sich auf eine Redezeit geeinigt – und sie sollte im Einverständnis mit allen Beteiligten festgelegt werden – so muss sie durchgeführt werden, selbst gegen Prominente. Spricht ein Diskussionsredner ausnehmend interessant und fesselnd, so kann nur die Versammlung, nicht aber der Versammlungsleiter von sich aus die Redezeit verlängern.

Bei schwierigen Versammlungen empfiehlt es sich, von vornherein auszumachen, dass grundsätzlich niemand zum zweiten Mal aufgerufen wird, solange andere noch auf das Wort warten. Hält man sich streng an die Reihenfolge der Wortmeldungen – wie das bei großen, öffentlichen Versammlungen oft unvermeidlich ist – so wird es unmöglich, ein organisches Gespräch zu entwickeln. Wenn irgend möglich sollte man mit dem Einverständnis der Versammlung die Reihenfolge der Wortmeldungen jeweils auf die Besprechung eines Punktes beschränken. „Wollen Sie zu diesem Punkt sprechen? Nein? Dann darf ich Sie bitten, einen Augenblick Geduld zu haben.“ Man darf den Betreffenden allerdings dann nicht vergessen. Dazu hilft eine klare Skizze der Sitzordnung, auf der die Wortmeldungen mit Nummern eingezeichnet werden: „Dort hinten in der Ecke hatte sich vorhin schon jemand gemeldet…“

Der Versammlungsleiter muss außerdem die Versammlung rechtzeitig und in passender Form schließen. Vielleicht hat er dem Referenten noch ein Schlusswort zugesagt, dann muss hierfür genügend Zeit berechnet werden. Steht auf der Einladung zu lesen, dass die Versammlung um 22 Uhr zu Ende sei, so muss er sie auch Punkt 22 Uhr schließen, damit jeder ohne Mühe und Hetze die Straßenbahn oder den Bus nach Hause erreichen kann.

Solche Rücksichtnahme wird sich in einem guten Besuch der nächsten Versammlung bezahlt machen. Nach dem Schlusswort des Referenten ein kurzes Dankwort an ihn, an alle, die sich an der Aussprache beteiligt haben, vielleicht ein kurzer Hinweis auf die nächste Veranstaltung und ein freundliches „Auf Wiedersehen.“ Damit ist der Teil der Aufgabe abgeschlossen, der sich vor den Augen der Öffentlichkeit abspielt.

Und nun zum Referenten. Man sagt, wir Deutsche seien kein Volk von geborenen Rednern. Immerhin, wir könnten wesentlich besser abschneiden, wenn wir uns nur ein paar einfache Tipps zu Herzen nehmen wollten.

Einmal: ein Referat ist stilistisch etwas wesentlich anderes, als ein vorgelesener Artikel oder Aufsatz. „Eine Rede ist keine Scheibe“. Man sollte das Vorlesen von Manuskripten über dort polizeilich verbieten, wo man von den Zuhörern erwartet, dass sie nachher eine Aussprache darüber führen sollen. Wissenschaftliche Referate, bei denen Zahlen, Daten und genaue Formulierungen eine Rolle spielen mögen eine Ausnahme bilden. Aber selbst da wäre es vorzuziehen, dieses Material vorher zu vervielfältigen und den Zuhörern auszuhändigen. Grundforderung ist dies: der Redner soll Fühlung mit seinen Zuhörern gewinnen. Er soll an ihren Gesichtern ablesen können, ob sie ihn verstehen, ob er sie langweilt oder fesselt, ob sie bereits ermüden, ob sie darauf brennen ihm zu widersprechen oder ihn zu unterstützen. Solange er an ein Manuskript gebunden ist, kann er all dies entweder gar nicht beobachten, oder aber kann sein Referat nicht diesen Beobachtungen entsprechend ändern.

Nach dem zehnten wird er es wohl wagen können, an Hand von kurzen Stichworten zu sprechen. In diesen Stichworten sollten enthalten sein: der einleitende Gedanke, die Hauptpunkte, einige Stichworte zu Erlebnissen und Fällen, die er vereinfach will und, vor allem, der Schlusssatz.

Zum Zweiten: Sprich nicht zu lange. Ein Referat muss klar gegliedert werden, und man sollte sich nicht scheuen, die Punkte mit Erstens, Zweitens, Drittens deutlich zu machen. Der Redner soll sich auch nicht scheuen, offen zuzugeben, wenn er eine Auskunft nicht geben kann. Er kann dem Fragesteller wahrscheinlich einen Tipp geben, wo und wie die Antwort zu erlangen ist.